Vergaderen is zinloos!

(Knack, 12 november 2014)

We vergaderen ons te pletter, notulen en to do-lijstjes ritmeren het kantoorleven. Stop ermee, is de boodschap van wetenschapsjournaliste Ellen De Bruin. Vergaderingen fnuiken de creativiteit en geven een vals gevoel van inspraak. Maar beleg vooral geen vergadering om een alternatief te vinden.

illustratie: Bart Schoofs

illustratie: Bart Schoofs

Een Britse ambtenaar gaf ooit volgende definitie. “Vergaderingen zijn doodlopende steegjes waarin men ideeën lokt om ze vervolgens stilletjes te wurgen’. Het internet wemelt van dat soort gevleugelde uitspraken. Zelden valt daarin een positief woord over meetings of vergaderingen. De aversie mag dan breed  worden gedragen, we vergaderen ons even goed te pletter. Sommigen worden daar beter van, zoals producenten van ovalen tafels en overhead projectoren. Maar andere sectoren? Geen betere sfeerbederver op de werkvloer dan de aankondiging van een vergadering, weet Ellen De Bruin. De NRC-wetenschapsjournaliste voert al jarenlang een kruistocht tegen de vergadercultus. “Ik heb er een sport van gemaakt”, zegt ze. “In mijn column gooide ik iedere week een reden om niet te vergaderen. Daar kwam zoveel reactie op, dat ik besloten heb die stukjes wetenschappelijk uit te diepen en mijn bevindingen in een boek te gieten”.

Dat boek, met inzichten van managers, werknemers en deskundigen zoals arbeidspsychologen, ligt er volgende week: ‘Vergaderen? Niet doen!”, luidt de ietwat provocerende titel. “Vergaderingen zijn geestdodend en fnuiken de creativiteit”, zegt De Bruin die benadrukt dat het met de redactievergaderingen bij NRC nog wel meevalt. “Waarom dat zo is? Om te beginnen wordt er geen informatie uitgewisseld. Door de sterke drang naar consensus zegt men bij voorkeur wat iedereen al weet. Diegenen die het hoge woord voeren, zijn niet de mensen met de beste ideeën maar wel met het grootste ego. Daar is onderzoek naar gedaan. Hoe hoger men scoort op het criterium zelfoverschatting, hoe langer men tijdens een meeting aan het woord blijft. Nog argumenten nodig? Besluiteloosheid: groepen hebben de neiging beslissingen uit te stellen. Dat tillen we naar de volgende vergadering, luidt het dan. En dan spreek ik nog niet van het tijdverlies. Vergaderingen lopen altijd uit, waardoor de kwaliteit van de beslissingen nog verder daalt. De concentratie gaat achteruit, alle breinwetenschappers kunnen bevestigen dat hersenen vermoeid raken als we lange tijd naar verschillende bronnen tegelijkertijd luisteren”.

Tijd is geld, ook vergadertijd. Om de kostprijs te meten werd de Cost of Meeting App ontwikkeld. Simpeler kan niet: gewoon het aantal deelnemers en de nodige loonbarema’s in de COMA pleuren, en tijdens de debatten zie je dollars of euro’s pijlsnel oplopen. Slecht besteed geld? Niet per se, vindt Google-topman Eric Schmidt die in zijn boek ‘How Google Works’ enkele vuistregels voor efficiënt vergaderen geeft.  Goede voorbereiding, duidelijke agenda en een sterk leiderschap zijn noodzakelijk, net zoals het verbod op smartphone of laptops tijdens de bespreking. “Ach boekjes over efficiënt vergaderen”, zegt De Bruin geringschattend. “Er zijn er honderden verschenen, allemaal met dezelfde recepten. Je kunt er ook cursus over volgen. Het zet allemaal weinig zoden aan de dijk, ik heb alleszins geen weet van bedrijven waar medewerkers goed en graag vergaderen”. De Bruin liet een kaderlid van een groot bedrijf anoniem uit de biecht klappen. In de onderneming  leefde het besef dat het met de vergaderkoorts de spuigaten uitliep. Een dagelijkse huddle moest soelaas brengen. “Die term komt uit het American football”, legt De Bruin uit. “Alle medewerkers zouden ’s morgens een kwartiertje huddlen: praten over het werk, maar ook polsen naar elkaars humeur en welbevinden. De hoop was dat dat ene collectieve moment alle andere vergaderingen overbodig zou maken. Mooi niet dus, en na een poosje stelde men vast dat er gewoon een extra vergadering bovenop was gekomen. Dat heb ik trouwens vaker gehoord. Bedrijven waar ze een extra vergadering beleggen om zich af te vragen hoe ze het aantal vergaderingen kunnen beperken”.

En toch. Is de vergadering voor een bedrijf of organisatie niet wat het parlement is voor de democratie? Een manier om de basis te betrekken bij de besluitvorming? “Dat maken we onszelf wijs”, veegt De Bruin het argument van tafel. “Die inspraak is een wassen neus. Ja, de deelnemers krijgen een stem. Een post decisional voice, noemt men dat in het Engels. De echte beslissingen worden immers op voorhand genomen, de vergadering dient alleen om de deelnemers op de hoogte te brengen en eventueel wat commentaar te laten spuien”.  Haar alternatief voor nutteloos vergaderen? “Stel dat er een probleem is”, zegt De Bruin. “Dan moet je de verantwoordelijke identificeren en de rest aan hem of haar overlaten. Die persoon moet dan zelf uitmaken met wie hij over de oplossing gaat praten. Daar moet echt geen meeting met broodjes aan te pas komen”.

‘Vergaderen? Niet doen!’, Ellen De Bruin, Atlas Contact, 17,99€ 

 

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>